Преводачески екип: Как да изберете между вътрешен и външен?

Всеки собственик на преводаческа фирма рано или късно стига до този въпрос: Да изградя ли голям вътрешен преводачески екип, или да избера още по-голям екип от специалисти на свободна практика? А отговорът невинаги е прост. В тази статия ще разгледаме предимствата и недостатъците на двата подхода за различните аспекти от преводаческия бизнес. Също така, ще се запознаем с някои експертни съвети, които ще помогнат да вземете правилното решение.

Сътрудничество с други екипи

Удобство, комуникация, работа в екип, обучение

Важно предимство на вътрешния преводачески екип е удобството и ефикасната работа. Лингвистите ви са винаги на разположение още от първия ден, което улеснява обученията, поемането на малки проекти, комуникацията, обратната връзка и корекцията на грешки. Много по-лесно е да планирате натоварването за деня, като знаете, че утре ще разполагате със същия екип. Още повече, един фокусиран вътрешен преводачески екип спомага за изграждането на близки професионални отношения с другите екипи, което улеснява ежедневната работа. Просто е по-лесно да общуваш с колега от отсрещното бюро или в съседната стая. И всичко това води до по-усмихнат офис и съответно до по-високо ниво на предлаганите услуги!

Ами преводачите на свободна практика?

От друга страна, работата предимно с фрийлансъри изисква малко повече проектен мениджмънт и планиране. Въвеждащите обучения често трябва да се извършват от разстояние, което намалява ефективността им и може да отнеме повече време. Комуникацията е по-трудна поради нуждата от телефонни разговори, имейли или утвърдителни или разяснителни съобщения. Поради плаващото работно време на преводачите на свободна практика получаването на обратна връзка за приключили проекти също се забавя. Същото важи и за малки ежедневни задачи – почти невъзможно е да се намерят фрийлансъри, които са винаги на разположение за малки преводи за същия ден. Подобно нестабилно и нерегулярно сътрудничество изисква много време, преди да развие близки и професионални отношения. Затова, когато говорим за екипна работа, това е много по-трудно постижимо с преводачи на свободна практика.

Финансови и оперативни дейности

Разходи, баланс на натоварването, скалируемост

Добра причина да изберете външен пред вътрешен екип специалисти са като цяло по-ниските разходи. Да, самите ставки може да са малко по-високи в сравнение с тези на вътрешния преводачески екип, но има и други фактори. За преводачите на свободна практика не важат повечето добавени към заплатата разходи и социални придобивки. Преминаването към външен екип може да спести сериозен финансов товар от фирмения бюджет. Фрийлансърите сами си купуват кафе и плащат по-голямата част от дължимите застрахователни, пенсионни, почивни и болнични данъци и такси. Така нуждата от балансиране на натоварването между преводачите практически отпада. Преводаческата агенция плаща само за свършената работа според текущото натоварване. Ако няма натоварване, няма и плащания, съответно и разходи. От друга страна, ако разполагате с достатъчно голям екип външни лингвисти, скалируемостта е песен. Просто се обаждате на още няколко преводачи и редактори и ги запазвате за съответния период. Нямате достатъчно специалисти в списъка? Всъщност, най-трудната част е да ги намерите и да им изпратите тест.

А как са нещата с вътрешните екипи?

Съвсем различно е положението с вътрешните преводачески екипи. Те ще трябва да подпишат стандартни трудови договори, което води със себе си всички приложими данъци и социални придобивки. Последните са различни в различните фирми, но обикновено включват няколко или всички от изброените по-долу.

• Здравни/медицински осигуровки;
• Застраховки „Живот“;
• Пенсионен фонд;
• Болнични;
• Отпуск;
• Удобства на работното място;
• Тийм билдинги, коледни партита и други фирмени събития;
• Бонуси и много други.

Поради това, дори с по-ниските ставки „на дума“ или „на час“ разходите за всеки вътрешен екип са много по-високи от тези за външен екип. Освен това проектните ви мениджъри ще трябва да балансират натоварването между вътрешните лингвисти така, че те да имат достатъчно работа, за да покрият възнагражденията си. Тук идва и проблемът със скалируемостта – много е трудно да се разшири капацитетът за работа с ограничен брой езикови специалисти. Стремежът за оптимална заетост на вътрешните екипи означава, че е почти невъзможно да се поемат още проекти. А разширението на екипа означава да се проведе цялата процедура по наемане на нов преводач, тестове, обучения, интеграция с екипа и т.н. И, разбира се, трябва да се добави още една пълна заплата към бюджета и да се следи дали новият служител има достатъчно работа. Лавирането между толкова различни неща, докато се опитвате да балансирате фирмения бюджет, може да се окаже истински кошмар.

Управление на проектите

Доверие, стабилност, лоялност

Още една положителна страна на вътрешния преводачески екип е нивото на доверие и лоялност, което може да постигнете с времето. С добра фирмена политика може да имате щастлив и съответно стабилен и отдаден екип. А когато това се случи, проектните ви мениджъри ще могат с лекота да планират задачите и да дават по-добри и точни срокове на клиентите ви. Също така, с вътрешни преводачи и редактори вероятността от изненади с крайните срокове и качеството е много по-ниска, отколкото при работа с фрийлансъри. Освобождаващо е да знаете, че всеки работен ден в офиса на една ръка разстояние имате професионалисти, готови да поемат всеки нов проект.

От друга страна, работата с преводачи на свободна практика е малко по-различна в този контекст. Макар че е възможно да имате приятелски отношения с някои от фрилансърите си, вероятно няма да достигнете същите нива на лоялност и доверие като при вътрешния екип. Както името подсказва, преводачите на свободна практика имат свободата да работят с други преводачески компании. Те не зависят изцяло от вашите проекти. По същия начин и вие не зависите от тях толкова, колкото зависите от вътрешния си преводачески екип. Лесно може да намерите нови фрилансъри и да започнете сътрудничество почти веднага. Всичко това обаче не означава, че фрилансърите не може да са надеждни и лоялни. Просто означава, че типът сътрудничество със специалисти на свободна практика не изисква тези качества – поне не на същото ниво.

И още…

Гъвкавост

Едно от може би най-големите предимства на свободната преводаческа професия е свободата да бъдеш гъвкав. Гъвкаво работно време, гъвкава почивка, гъвкаво работно място, дори и гъвкави цени за подходящите проекти. Когато е успешно, това сътрудничество дава на преводаческите компании голямо предимство при нестандартни проекти и изисквания – каквито рано или късно идват. Способността да предложиш нещо дори леко извън зоната на комфорт може да повлияе положително на доверието и лоялността, които вашите клиенти имат към бизнеса ви.

Контрол на качеството и сигурност

Макар да има много добри езикови специалисти на свободна практика, нищо не може да се сравнява с удобството на вътрешния екип. По-доброто обучение и личният подход дават възможност лесно да достигнете желаните нива на качество от вътрешните ви преводачи и редактори. В допълнение, поддържането на това високо качество е също по-лесно, а преводаческият ви екип могат да разчитат на адекватна обратна връзка в офиса и на регулярни обучения. И тук идва и факторът „сигурност“. Всички лингвисти, независимо дали са вътрешни или фрилансъри, са длъжни да подпишат споразумения за неразкриване на конфиденциална информация или други подобни. Това се прави с цел предпазване на фирмени данни, лична информация и т.н. Всичко е въпрос на откриване и сътрудничество с честни и почтени хора, но всеки би се чувствал по-сигурен, когато информацията остава вътре в компанията.

Как да направите правилния избор

Взимането на това решение зависи от няколко вътрешни и външни фактора, известни на всеки собственик на преводаческа компания. Ако не сте сигурни накъде да се насочите, обмислете следните:

Регулярно натоварване

Ако имате сравнително стабилно натоварване всеки ден, седмица или месец, това е един от показателите, че може би ви е нужен вътрешен преводачески екип. Работата с клиенти с постоянен и обозрим работен поток ще ви дава възможност предварително да планирате назначенията на екипа. В обратния случай, когато разчитате на спорадични проекти с неизвестни или неочаквани обеми, е много по-удобно да заложите на големия списък с фрилансъри. Просто насочете работния поток към тях, когато е нужно, а когато работата намалее – отдъхнете спокойно.

Географско разположение

Когато предлагате услуги на друг език, особено на различен от родния ви, изграждането на вътрешен екип може да е обезсърчаващо. Може да няма достатъчно опитни лингвисти във вашия град, а понякога дори и в страната. Затова в тези случаи сътрудничеството с чуждестранни преводачи на свободна практика е най-доброто решение. Само не забравяйте да поискате препоръки и примерни преводи, както и винаги да тествате преводаческите им способности преди назначаването на реален проект.

Специализирани отрасли

Както може да се очаква, обикновено повечето специалисти работят в индустрията, в която са специализирали. Може да звучи изкушаващо да наемете цял вътрешен екип от лекари, които да превеждат медицинските ви проекти, но това е почти немислима задача. Всеки лекар предпочита да работи като лекар. И макар и някои от тях наистина да са чудесни преводачи, нито един не би напуснал работата си като лекар, за да работи като преводач. Но да уплътнява свободното си време с преводи – защо не? Същото важи и за всички други специализирани отрасли. При това положение единият вариант е да наемете отделни вътрешни екипи за всички предлагани индустрии (и да изхабите нерви и средства с наемането на 50 човека). Или пък може да обособите същите екипи за същите индустрии, но като лингвисти на свободна практика – и да работите с тях само при нужда. Звучи просто, нали?

Намиране на баланса във вашия преводачески екип

Разбира се, нещата никога не са черно-бели. Може би имате няколко дългосрочни и лоялни клиенти, които ви изпращат регулярно проекти. Но също така ще искате да имате нови клиенти и да разраствате бизнеса си, без да се притеснявате за месечния приход. Запомнете – вътрешните екипи са незаменими при работа с постоянните ви клиенти. В същото време обаче те може да са сериозно финансово перо, когато работата е по-малко. Ще трябва да намерите баланса и да решите кое е най-добре за вашата фирма. Например, може да ви е необходим малък вътрешен екип за превод на един език и в един отрасъл, а за всичко друго да работите с фрилансъри. Или пък да ви трябват 3 отделни екипа. Вариант също е да работите основно с фрилансъри, но да имате вътрешен редакторски екип за по-добър контрол върху качеството. И имайте предвид, че всичко това може да се смени в рамките на няколко месеца. Бъдете готови да реагирате на променящите се обстоятелства и изграждайте екипите си спрямо и заедно с бизнеса.

Ако искате да разберете как ние намерихме баланса между нашите вътрешни и външни преводачески екипи, не се колебайте да ни пишете на hello@transglobeinternational.com или да поискате оферта с помощта на бутона по-долу.